截至9月底,黑龙江省牡丹江市政府采购中心(以下简称"采购中心")今年完成采购预算4.12亿元,为年度目标的137%,节约财政资金6028万元,平均节支率为14.63%,质疑办结率为100%,有效投诉率为零。
采购中心坚持业务办理和效能建设两手抓,在黑龙江省政府采购领域和牡丹江市党政机关、事业单位中较早引入ISO质量管理体系,构建起"用标准保证质量、用程序规范业务、用制度约束行为"的采购管理机制,确保了各项目标任务的顺利完成,并为机关事业单位的标准化建设作出了贡献,目标管理效果显着。
引入ISO 实现科学规范管理
采购中心主任王雅罡介绍,引入ISO质量管理体系后,该中心目标管理工作的科学化、规范化水平不断提升。
采购中心通过制定内部控制文件手册,将所有业务和管理都置于手册的控制管理中,减少了工作环节,节约了时间,降低了成本,杜绝了暗箱操作和随意操作。在承接项目能力上,采购中心过去每天只能完成一两个项目,现在每天可以完成八九个。
按照质量管理标准的要求,采购中心根据各科室和各工作环节的职能,建立了业务科室操作规范。例如:在招标文件制作标准上,根据工程类、货物类和服务类项目的不同特点,分别制定了招标文件模板,无论任何采购项目,都按照标准的模板填充所需要内容,避免了过去要反复修改、多次才能成稿的问题,提高了准确率,确保了招标文件的规范性、公平性和合理性,杜绝了招标文件的随意性和倾向性。
按照ISO质量管理体系的过程控制方法,采购中心把目标和为实现目标所需要的组织结构、过程、程序、资源等全部纳入组织管理之中,通过逐级识别和实施全过程检查、控制,能够全面了解和掌握各项目标的进展和落实情况。
"我们还结合ISO质量管理体系的要求出台了《采购当事人满意控制程序》,建立了《采购项目回访制度》、《政府采购征求意见机制》和《政府采购监督举报机制》,把各方当事人的期望值和满意度作为工作重点,从中找出问题,并采取措施不断改进。"王雅罡表示。
合理确定目标 增强可操作性
科学制定工作目标任务,规范合理地分解目标,是衡量目标管理责任制质量与成效的重要因素。
"年初在制定工作目标任务时,我们结合往年目标管理工作的经验,针对有关部门提出的意见和要求,认真分析研究,力图使制定的目标任务切合实际,更具备可操作性。"王雅罡介绍,该中心按照牡丹江市委市政府的工作部署,结合采购工作实际,深入践行"三实两创"共同价值理念,以"接地气、连民心"和"万人评百科"活动为载体,增添措施强作风,提升效能强素质,积极为广大采购人、供应商搭建更加便利、优质、高效的阳光采购服务平台,努力实现"两个保持、一个突破、两个争创"的工作目标。
据了解,"两个保持"是指继续保持质疑办结率100%,保持有效投诉率为零。"一个突破"是指政府采购节支率突破13%,力争达到15%,以节约更多财政资金,集中力量办大事。"两个争创"是指争创市直一流工作单位;在巩固全省系统一流单位的基础上,争创全国系统一流单位。为了实现这些目标,采购中心将重点做好五项工作:加大采购队伍建设力度;全面提高政府采购管理科学化水平;着力提升政府采购信息化水平;扎实推进政府采购宣传工作;进一步扩大政府采购领域和范围。
突出岗位职责 层层抓落实
"按照今年集中采购工作的总体思路和要求,我们在反复研究,充分征求财政部门、采购人和供应商等相关各方意见的基础上,制定了今年的职能工作目标,并将工作目标分解为15个方面(职能目标9项、自身建设目标6项)45个考核点,按照ISO质量管理体系文件的特点突出各个岗位职责,落实每项目标的负责人、责任处室和责任人,使岗位人员一目了然。"王雅罡介绍说。
在职能目标方面,采购中心以规范采购行为和提高服务质量为主题,加强政务公开和信息化建设,努力扩大采购规模和服务领域,增添集中采购工作新亮点,集中时间和精力应对重点目标任务,力求有所创新和突破。"同时,我们通过重点工作带动和促进其他工作开展,保证采购工作各项任务的全面完成。"王雅罡总结说。
在自身建设方面,采购中心将创建"学习型党组织"作为重点,注重抓好领导班子和干部职工的政治理论、专业知识以及法律制度学习,全面促进队伍提高整体素质。在加强领导班子建设、提高领导干部和党员的廉洁自律意识方面,采购中心坚持一岗双责原则,认真落实学习组制度和各项议事制度,提高决策水平和领导能力,强化对权力运行的制约和监督,确保全年无党员干部违纪案件发生。
根据ISO质量管理体系标准--管理者推动的基本要求,采购中心建立了自上而下的职责体系,并通过自下而上的目标保证体系明确了各科室和人员的职责,形成了一级抓一级、层层抓落实的目标保证工作机制,营造出管理者推动、全员参与的良好工作氛围。
ISO运行三年 凸显三大效果
采购中心通过ISO9001质量管理体系认证并运行已近三年,目标管理效果显着:一是采购过程更加规范和严谨。全体干部职工树立了遵章守纪、规范操作的自觉性;采购流程更加科学和规范;服务更加人性化;基础工作得到夯实,各类记录更加完整、真实和有效。二是各方当事人的满意度有较大的提升。今年的满意度调查达到95%以上,超过了质量管理体系设定的目标。三是质疑和投诉大幅下降。今年上半年,采购中心完成了735个项目,收到质疑两次,并且都是无效质疑。
"作为黑龙江省较早引入ISO9001质量管理体系认证的集中采购机构,通过实践我们深刻体会到,如何将政府采购法律制度、采购中心内部规范与质量管理体系有机结合起来,如何将采购中心日常工作与质量管理体系的运行有机结合起来,实现推行ISO质量管理的最佳效果,这是一个重大课题。"王雅罡认为,从采购中心的实践情况看,ISO9001质量管理体系的成功引入,为实现政府采购管理更加科学化、系统化、文件化、制度化,全面提升管理水平、规范采购行为、提高政府采购透明度等起到了积极的促进作用。